5.5 通过我的工作台管理数据

通过前面的操作，我们已经“设计”了一个简单的模板----客户登记表，现在，我们来“使用”它。

在第3章的练习中，我们建立了一个用户张三，他的角色是销售员。现在用张三的帐户zhangsan登录，自动出现了我的工作台，它是系统使用者最经常用到的操作界面，数据的填报、修改、删除等操作都通过我的工作台完成。

图 5‑14 我的工作台

我的工作台窗口的左侧是一棵菜单树。点击“其它”左侧的小加号，展开，会看到我们创建的模板“客户登记表”。可以想象，随着我们不断创建新的模板，“其它”中包含的内容会不断增多。

用户登录之后在我的工作台中看到的，只是其拥有权限的模板，所以，不同部门和角色的用户，在我的工作台中看到的菜单内容通常是不同的。模板的权限由该模板的设计者指定。

5.5.1 填报和保存

填报新表单

下面我们试着填写一张客户登记表。（别忘了，我们现在是张三）

1. 鼠标单击我的工作台左侧菜单树中的“客户登记表”，会看到窗口上方的工具栏中增加了一个新的按钮：【新建】。

图 5‑15我的工作台工具栏

2. 单击工具栏按钮【新建】（选择右键菜单【新建】亦可），我的工作台窗口最小化，在 Excel 中打开了一张空白的客户登记表，其窗口标题显示为“填报：客户登记表”，等待您填写。
3. 输入如下图所示的客户信息

图 5‑16填报客户登记表

4. 单击工具栏上的保存按钮
   
   ，或选择菜单“报表  保存”，弹出以下的对话框：

图 5‑17保存表单

5. 点击“确定”。重新打开我的工作台，单击“客户登记表”，在右边窗格中能看到新填的客户信息。

数据项定义的作用

如前所述，填报表单的过程与填写普通Excel工作簿文件的过程几乎一样，但还有一些不同之处。

首先，可能您已注意到，填报表单时，光标只能在定义了数据项的空白单元格之间移动，这是为了保证模板的格式不会被填报人随意修改。

其次，所填内容的数据类型必须与数据项定义时指定的类型一致。例如，我们已经定义了“登记日期”是日期类型的数据项，如果您在G3单元格处输入“xyz”，系统马上就会提示您：

图 5‑18提示输入内容的数据类型错误

第三，您按下【保存】按钮后，系统会自动检查所有的必填项是否都已填充了数据，回忆忆下第5.3节，我们设定了客户编号和客户名称是必填项，假如您刚才在C2单元格处（客户编号）没有输入内容，当您按【保存】时，系统马上会提示您：

图 5‑19检查必填项

填报的表单不想保存

如果您当前所填的表单不想保存，可直接关闭当前工作簿。为了防止误操作导致数据丢失，只要用户关闭正在填报的工作簿，系统都会提示用户保存。有下面两种可能的反应。

若某些必填项还没有填充内容，系统会提示“xxx必填”，按【确定】后，继续提示“是否强行关闭”，回答“是”，关闭当前工作簿。

若所有必填项都已填充内容，系统会弹出上述的“保存报表”对话框，此时按【关闭】，放弃保存，关闭当前工作簿。

5.5.2 查看、修改、删除

点击Excel菜单栏中的“报表 我的工作台”，再次打开我的工作台窗口，重新单击一下左侧的“客户登记表”，您会看到在右侧窗格中显示出您所填报的客户信息。选中它，您会看到工具栏上出现【查看】、【修改】、【删除】三个按钮，右击鼠标，会看到同样的三个弹出菜单项，如下图所示

图 5‑20在我的工作台中查看已填表单

选择【查看】，我的工作台窗口最小化，在Excel中打开该表单，但是不能修改任何内容，也不能保存。

选择【修改】，我的工作台窗口最小化，在Excel中打开该表单，您可输入要修改的内容，再次保存。

选择【删除】，会询问您是否真的要删除，若回答是，该条信息从我的工作台中消失。

练习：用李四的账户登录，填写一张“乙公司”的客户登记表。